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备案每月响应将文件保存到的文件进行一次检查，每年节省的库存检查，并做好检查库存记录，发现问题要及时报告，并采取适当的措施。2防高温，防潮：记录存储温度控制在14-24°C，每昼夜波动不超过±2°C，相对湿度介于45％-60％，每天晚上波动不超过±5％。
库房应配备温度和湿度，温度和湿度控制设备应配备空调，除湿机，加湿器等。当温度和湿度比标准的，必须采取措施，以符合相应的记录存储柜或壁挂式空调安装的要求。防阳光直射，紫外线辐射：使用人工照明，应选乳白色防爆灯罩的白炽灯。
当荧光灯筛选抗紫外线及防火安全的措施。Windows中，您要安装的防光窗帘，避免阳光直射文件。防虫害：记录存储的温度和湿度控制在标准范围内的昆虫和霉菌密集柜物应放置在文件柜和及时更换。可以配备和纯化库房空气的条件财政部臭氧发生器。
病虫鼠害控制，管道穿过墙壁或地板，地面非可燃材料，包装密集的应用。其他的孔壁也应采取防护措施。防尘，防污染：记录存储箱要保持清洁，无灰尘的内阁，在地面上使用的真空吸尘器，拧干的抹布拖把清洁。随着存储用品和文件被严格禁止。
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